Warteliste
Allgemeine Informationen
Die Warteliste wird genutzt, wenn eine Veranstaltung aktuell ausgebucht ist oder freie Plätze zunächst an bereits vorgemerkte Personen vergeben werden sollen.
Interessenten hinterlegen dabei ihre Kontaktdaten und können später gezielt benachrichtigt werden, sobald wieder ein Platz verfügbar ist oder die Buchung erneut freigegeben wird.
Warteliste aktivieren
Die Warteliste aktivierst du in den Stammdaten der Veranstaltung.
Ist sie aktiv:
- können sich Interessenten über die zugehörige Artikelseite eintragen
- können Mitarbeitende Einträge manuell anlegen
- erscheint in der Veranstaltung der Reiter „Warteliste“
Warteliste einsehen
Die Warteliste findest du innerhalb der Veranstaltung im Reiter „Warteliste“.
Dort siehst du unter anderem:
- Zeitpunkt des Eintrags
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- ob ein Interessent bereits benachrichtigt wurde
- bis wann ein versendeter Buchungslink gültig ist
Die Liste ist chronologisch aufgebaut. Ältere Einträge stehen oben.
Interessent manuell anlegen
Du kannst einen Interessenten auch manuell der Warteliste hinzufügen, wenn sich eine Person z. B. telefonisch meldet.
Gehe dazu in der Warteliste auf „Erstellen“ und erfasse:
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Nach dem Speichern erscheint der Eintrag in der regulären Reihenfolge der Liste.
Interessenten benachrichtigen
Sobald das Angebot wieder gezielt freigegeben werden soll, kannst du einen Interessenten direkt aus der Liste per E-Mail benachrichtigen.
Gehe dazu in der Zeile des gewünschten Eintrags auf die E-Mail-Aktion.
Anschließend legst du fest:
- bis wann der persönliche Buchungslink gültig ist
Die E-Mail enthält dann:
- einen persönlichen Link zur Buchung
- den Hinweis, bis wann dieser Link verwendet werden kann
Buchung über den Link
Benachrichtigte Interessenten buchen nicht über die allgemeine Artikelseite, sondern über ihren persönlichen Link aus der E-Mail.
So stellst du sicher, dass freie Plätze zuerst den bereits eingetragenen Interessenten angeboten werden.
Nach einer erfolgreichen Buchung wird der Eintrag automatisch nicht mehr als offener Interessent geführt.
Hinweise zur Nutzung
- prüfe die Warteliste regelmäßig
- arbeite die Liste möglichst in zeitlicher Reihenfolge ab
- trage telefonische oder persönliche Anfragen direkt ein
- achte beim Benachrichtigen auf eine passende Gültigkeitsdauer des Links
Typische Anwendungsfälle
Die Warteliste wird genutzt, um:
- Anfragen für aktuell ausgebuchte Veranstaltungen zu sammeln
- Interessenten strukturiert zu verwalten
- freie Plätze gezielt an bereits vorgemerkte Personen zu vergeben