Wie ist Javis aufgebaut?
Javis ist in verschiedene Bereiche gegliedert, die du über das Hauptmenü erreichst. Die meisten Funktionen folgen einem ähnlichen Ablauf: Du startest in einer Übersicht (z. B. Tabelle), öffnest einen Datensatz und kannst ihn anschließend bearbeiten oder weitere Aktionen ausführen.
Warum sehe ich bestimmte Bereiche oder Funktionen nicht?
Der Zugriff auf Funktionen wird über Rollen und Berechtigungen gesteuert. Wenn dir ein Bereich nicht angezeigt wird, hast du dafür vermutlich keine Berechtigung. Wende dich in diesem Fall an deinen Administrator.
Wie finde ich mich im System schnell zurecht?
Nutze das Hauptmenü zur Navigation und die Breadcrumb (Navigationsleiste oben), um deinen aktuellen Standort zu sehen. Tabellen, Filter und Suche helfen dir zusätzlich, schnell die gewünschten Daten zu finden.
Wo kann ich meine persönlichen Daten ändern?
Dein Benutzerprofil erreichst du über das Benutzermenü oben rechts. Dort kannst du z. B. deine E-Mail-Adresse oder dein Passwort anpassen.
Warum kann ich bestimmte Daten in meinem Profil nicht ändern?
Einige Daten wie Rollen oder Mandanten können nur von Administratoren geändert werden. Welche Felder du bearbeiten kannst, hängt von deinen Berechtigungen ab.
Wie funktioniert die Suche in Tabellen?
Das Suchfeld befindet sich oberhalb der Tabelle. Die Suche startet automatisch während der Eingabe und filtert die angezeigten Daten entsprechend.
Wie kann ich Tabellen filtern?
Über die Filter kannst du die angezeigten Daten gezielt einschränken. Nach Auswahl eines Filters gibst du die gewünschten Kriterien ein und bestätigst mit „OK“.
Wie ändere ich die Anzahl der angezeigten Einträge?
Über die Auswahl „Zeilen anzeigen“ kannst du festlegen, wie viele Datensätze gleichzeitig angezeigt werden. Deine Einstellung wird gespeichert.
Wie versende ich E-Mails über Javis?
E-Mails kannst du direkt in verschiedenen Bereichen des Systems versenden, z. B. im Kontext von Teilnehmern oder Veranstaltungen. Zusätzlich kannst du Serien-E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig verschicken.
Wo sehe ich meine versendeten Nachrichten?
Deinen persönlichen Kommunikationsverlauf findest du im Benutzermenü unter „Versendete Nachrichten“. Dort kannst du alle von dir versendeten E-Mails einsehen.
Warum ist eine E-Mail nicht angekommen?
Überprüfe den Zustellstatus der E-Mail im System. Bei einem „Bounce“ ist die Zustellung fehlgeschlagen (z. B. falsche E-Mail-Adresse). Bei einem „Soft Bounce“ handelt es sich meist um ein temporäres Problem.
Was sind Hintergrundaufgaben?
Hintergrundaufgaben sind Prozesse, die im System im Hintergrund ausgeführt werden, z. B. das Versenden von Serienmails oder das Erstellen von Berichten.
Warum sind Hintergrundaufgaben wichtig?
Sie ermöglichen es dir, größere Aufgaben zu starten, ohne warten zu müssen. Auch wenn du die Seite verlässt oder den Browser schließt, wird die Aufgabe weiter ausgeführt.
Wo sehe ich den Status meiner Aufgaben?
Im Bereich „Hintergrundaufgaben“ kannst du den Status deiner Aufgaben einsehen, z. B. ob sie noch laufen, erfolgreich abgeschlossen wurden oder fehlgeschlagen sind.
Wie lege ich einen neuen Benutzer an?
Gehe in die Benutzerverwaltung und lade einen neuen Benutzer ein. Dieser erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungslink, über den er seinen Zugang einrichten kann.
Was bedeutet der Status „Eingeladen“?
Der Benutzer wurde eingeladen, hat seinen Account aber noch nicht aktiviert. Erst nach Aktivierung kann er sich im System anmelden.
Ein Benutzer hat die Einladung nicht erhalten – was kann ich tun?
Du kannst die Einladung erneut versenden oder den Benutzer manuell aktivieren und ein Passwort vergeben.
Was sind E-Mail- und Dokumentenvorlagen?
Vorlagen steuern Inhalte und Layout von automatisch versendeten E-Mails und generierten Dokumenten, z. B. Rechnungen oder Bestätigungen.
Was sind Platzhalter in Vorlagen?
Platzhalter werden beim Versand automatisch durch echte Daten ersetzt, z. B. Namen, Termine oder Veranstaltungsdetails.
Warum sollte ich die Vorschau nutzen?
Mit der Vorschau kannst du prüfen, wie eine E-Mail oder ein Dokument mit echten Daten aussieht, bevor es tatsächlich versendet wird.
Was ist ein persönlicher Zugangstoken?
Ein Zugangstoken ist ein digitaler Schlüssel, mit dem sich externe Systeme sicher bei Javis anmelden können – ähnlich wie ein Passwort für technische Schnittstellen.
Was muss ich beim Umgang mit Tokens beachten?
Behandle Tokens vertraulich wie ein Passwort. Sie werden nach der Erstellung nur einmal vollständig angezeigt und sollten sicher gespeichert werden.
Wofür wird das Mandantenprofil verwendet?
Im Mandantenprofil werden zentrale Informationen wie Name, E-Mail-Absender oder Adresse festgelegt, die im gesamten System verwendet werden.
Welche Auswirkungen haben Änderungen im Mandantenprofil?
Änderungen wirken sich direkt auf E-Mails, Dokumente und die Kommunikation mit Teilnehmern aus. Prüfe Änderungen daher sorgfältig.