Veranstaltung erstellen & verwalten

Allgemeine Informationen

In diesem Bereich legst du neue Veranstaltungen an und verwaltest bestehende.

Hier definierst du die grundlegenden Informationen, Termine und Rahmenbedingungen deiner Veranstaltung.

Veranstaltung erstellen

Eine neue Veranstaltung legst du über den Button + Erstellen in der Veranstaltungsliste an.

Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der du die wichtigsten Daten erfasst.

Stammdaten

In den Stammdaten hinterlegst du alle grundlegenden Informationen zur Veranstaltung, z. B.:

• Titel der Veranstaltung
• Beschreibung
• organisatorische Angaben

Optionen – Warteliste

In den Stammdaten kannst du auch festlegen, ob für die Veranstaltung eine Warteliste genutzt werden soll.

Ist diese Option aktiv, können sich Interessenten über die zugehörige Artikelseite vormerken lassen, wenn die Veranstaltung ausgebucht ist oder freie Plätze zunächst an bereits eingetragene Interessenten vergeben werden sollen.

Außerdem kannst du die Interessenten später direkt in der Veranstaltung im Reiter „Warteliste“ verwalten.

Termin

Der Erste Termin beschreibt den Zeitraum der Veranstaltung.

• Beim Erstellen wird zunächst ein Termin angelegt
• Weitere Termine kannst du später ergänzen

Erste Ticket-Variante beim Erstellen

Beim Anlegen einer neuen Veranstaltung wird direkt die erste Ticket-Variante mit erfasst.

Dabei gibst du folgende Informationen an:

• Bezeichnung
  Der Name der Ticket-Variante (z. B. „Standard“, „Ermäßigt“).

• Preis
  Der Preis des Tickets. Dieser wird als Netto-Preis eingegeben.

• Steuerfrei
  Wenn aktiviert, wird keine Mehrwertsteuer berechnet.

• Mehrwertsteuer
  Falls die Tickets nicht steuerfrei sind, kannst du hier den entsprechenden Steuersatz hinterlegen.

Dateien zum Versand an Teilnehmer

Du kannst bereits beim Erstellen einer Veranstaltung Dateien hinterlegen, die automatisch an Teilnehmer versendet werden.

Diese Dateien werden in der Regel zusammen mit der Buchungsbestätigung per E-Mail verschickt.

Typische Beispiele sind:

• Veranstaltungsinformationen
• Anfahrtsbeschreibungen
• Zeitpläne oder Ablaufpläne
• wichtige Hinweise zur Teilnahme

Du kannst:

• bis zu 3 Dateien hochladen
• mit einer maximalen Größe von 5 MB pro Datei

Die Dateien können entweder per Klick ausgewählt oder per Drag & Drop hochgeladen werden.

Optionen – Kostenstelle

Für eine Veranstaltung kannst du eine Kostenstelle hinterlegen. Diese wird später bei der Abrechnung und in Auswertungen verwendet.

Du hast dabei zwei Möglichkeiten:

• Automatisch eine Kostenstelle anlegen
  Wenn du diese Option aktivierst, erstellt das System automatisch eine neue Kostenstelle für die Veranstaltung.

• Bestehende Kostenstelle auswählen
  Alternativ kannst du eine bereits vorhandene Kostenstelle auswählen und der Veranstaltung zuweisen.

Die gewählte Kostenstelle wird anschließend:

• bei Rechnungen berücksichtigt
• in Exporten und Auswertungen angezeigt

Veranstaltung anzeigen

Nach dem Speichern öffnet sich die Veranstaltung automatisch in der Detailansicht. Du kannst Veranstaltungen aber auch jederzeit aus der Übersicht über das Augen-Icon in der Detailansicht öffnen.

In der Detailansicht stehen dir weitere Bereiche zur Verfügung, z. B.:

• Teilnehmer
• Termine
• Tickets
• Kommunikation

Veranstaltung bearbeiten

Du kannst eine Veranstaltung jederzeit bearbeiten:

• über das Stift-Icon in der Liste
• oder über den Button Bearbeiten in der Detailansicht

Bearbeitet werden können:

• Stammdaten
• Termine
• weitere Einstellungen der Veranstaltung

Termine verwalten

Nach dem Anlegen der Veranstaltung kannst du:

• weitere Termine hinzufügen
• bestehende Termine bearbeiten

Das ist besonders hilfreich für:

• mehrtägige Veranstaltungen
• Veranstaltungen mit mehreren Einheiten

Veranstaltung duplizieren

Du kannst bestehende Veranstaltungen kopieren, um Zeit zu sparen.

Das ist besonders sinnvoll bei:

• regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen
• ähnlichen Veranstaltungsformaten

Veranstaltung absagen

Ganze Veranstaltung absagen

Über den Button x Absagen oben rechts in der Detailansicht kannst du eine Veranstaltung vollständig absagen.

Du kannst dabei entscheiden, ob Teilnehmer automatisch per E-Mail informiert werden.

Einzelne Termine absagen

Einzelne Termine können separat abgesagt werden.

Das ist sinnvoll, wenn z. B.:

• ein Termin ausfällt
• Ersatztermine geplant sind

Hinweise zur Nutzung

• Erfasse alle wichtigen Daten möglichst direkt beim Erstellen
• Nutze die Duplizieren-Funktion für wiederkehrende Veranstaltungen
• Prüfe Termine, Inhalte und den Status der zugehörigen Artikelseite vor der Veröffentlichung
• Halte deine Veranstaltungen aktuell (z. B. bei Änderungen oder Absagen)

Typischer Ablauf

1. Veranstaltung erstellen
2. Stammdaten und Termin festlegen
3. weitere Termine ergänzen (falls nötig)
4. Veranstaltung prüfen und ggf. anpassen
5. Artikelseite im Status Entwurf vorbereiten und anschließend öffentlich oder per Privatlink im Shop bereitstellen