Kontakte

In der Kontaktverwaltung kannst du alle Kontakte deines Mandanten zentral verwalten. Dabei können sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen (z. B. Unternehmen oder Organisationen) angelegt werden.

Zu jedem Kontakt werden grundlegende Informationen wie Name und Anrede gespeichert. Zusätzlich kannst du Kontakte mit Schlagworten versehen und mehrere Kontaktwege hinterlegen, z. B.:

• postalische Adressen
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern

Für jeden Kontaktweg kannst du eine bevorzugte Angabe festlegen, die vom System als primäre Angabe verwendet wird, z. B. für die Kommunikation mit dem Kontakt.

Die Kontaktverwaltung ist darauf ausgelegt, dass jeder Kontakt nur einmal im System existiert. Dabei unterstützt dich eine integrierte Dublettenprüfung.

Kontakt anlegen

Neue Kontakte legst du über den Menüpunkt Kontakte -> Erstellen an.

Beim Anlegen kannst du neben Name und Anrede bereits erste Kontaktdaten hinterlegen. Weitere Informationen kannst du nach dem Speichern ergänzen.

Erkennt das System, dass ein Kontakt möglicherweise bereits existiert, wirst du nach dem Speichern darauf hingewiesen und kannst die Datensätze zusammenführen.

Kontakte bearbeiten

Du kannst Kontakte jederzeit bearbeiten, um Informationen zu aktualisieren oder zu ergänzen.

Öffne dazu die Detailansicht eines Kontakts und wähle die Aktion Bearbeiten.

Änderungen werden erst nach dem Speichern übernommen.

Bevorzugte Kontaktwege

Für einen Kontakt kannst du mehrere Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern hinterlegen. So kannst du beispielsweise neben einer privaten E-Mail-Adresse zusätzlich eine geschäftliche E-Mail-Adresse oder mehrere postalische Adressen speichern.

Wenn mehrere Angaben eines Kontaktwegs vorhanden sind, legst du fest, welche davon die bevorzugte Angabe ist. Diese wird vom System als primäre Angabe für den jeweiligen Kontaktweg verwendet und in der Kontaktübersicht im Bereich Bevorzugte Kontaktwege angezeigt.

Das betrifft:

• die bevorzugte Adresse
• die bevorzugte E-Mail-Adresse
• die bevorzugte Telefonnummer

Weitere Kontaktwege hinzufügen und bearbeiten

Alle hinterlegten Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern findest du in der Detailansicht eines Kontakts im unteren Bereich unter Alle Kontaktwege.

Dort kannst du über die Reiter Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern zwischen den verschiedenen Kontaktwegen wechseln.

Neue Kontaktangabe hinzufügen

1. Öffne die Detailansicht des gewünschten Kontakts.
2. Scrolle zum Bereich Alle Kontaktwege.
3. Klicke rechts oben auf Hinzufügen.
4. Wähle den gewünschten Kontaktweg aus und hinterlege die neue Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
5. Lege bei Bedarf fest, dass die neue Angabe als bevorzugte Angabe verwendet werden soll.
6. Speichere deine Eingabe.

Die bevorzugte Angabe erkennst du in der Übersicht an der Markierung in der Spalte bevorzugt.

Kontaktangabe bearbeiten

Bereits hinterlegte Kontaktangaben kannst du direkt in der jeweiligen Übersicht bearbeiten. Klicke dazu in der Spalte Aktionen auf das Stift-Symbol.

Dort kannst du die gespeicherten Daten ändern und bei Bedarf auch festlegen, welche Angabe als bevorzugter Kontaktweg verwendet werden soll.

Über das Papierkorb-Symbol kannst du eine nicht mehr benötigte Kontaktangabe löschen.

E-Mail an Kontakte senden

Du kannst direkt aus der Kontaktliste E-Mails an einen oder mehrere Kontakte senden.

Wähle dazu die gewünschten Kontakte über die Checkboxen aus und klicke anschließend auf E-Mail senden.

Kontakte zusammenführen

Wenn ein Kontakt mehrfach im System vorhanden ist, kannst du diese Datensätze zusammenführen.

Beim Verschmelzen werden die ausgewählten Kontakte zu einem Datensatz zusammengeführt. Vorhandene Informationen werden dabei übernommen, sodass möglichst keine Daten verloren gehen.

Wähle dazu in der Kontaktliste die entsprechenden Kontakte aus und führe die Aktion Kontakte verschmelzen aus.

Alternativ kannst du die Dublettenprüfung in der Detailansicht eines Kontakts nutzen:

Wenn Dubletten erkannt werden, wird dir die Anzahl angezeigt. Über die Aktion Dublettenprüfung kannst du diese zusammenführen.

Dublettenprüfung

Die Dublettenprüfung hilft dir dabei, doppelte Kontakte im System zu vermeiden.

Kriterien für Dubletten

Eine natürliche Person wird als Dublette erkannt, wenn: - Vor- und Nachname übereinstimmen
- und zusätzlich entweder E-Mail-Adresse, Adresse oder Geburtsdatum übereinstimmen

Eine Organisation / ein Unternehmen wird als Dublette erkannt, wenn: - der Name übereinstimmt
- und zusätzlich entweder E-Mail-Adresse oder Adresse übereinstimmen

Kontakt archivieren

Du kannst Kontakte archivieren, wenn sie nicht mehr aktiv genutzt werden sollen (z. B. bei Austritt oder Tod).

Öffne dazu den Kontakt, wähle Bearbeiten und markiere ihn als archiviert. Weitere Informationen kannst du in den Notizen hinterlegen.

Archivierte Kontakte bleiben im System erhalten, werden aber im Alltag nicht mehr aktiv verwendet.

Kontakt zu anderem Mandanten verschieben

Du kannst Kontakte in einen anderen Mandanten verschieben.

Öffne dazu den Kontakt und wähle die Aktion Umziehen.

Kontakt für andere Mandanten freigeben

Du kannst Kontakte für andere Mandanten freigeben. Diese können den Kontakt dann einsehen, aber nicht zwingend bearbeiten.

Die Freigabe erfolgt über die Funktionen Erstellen oder Bearbeiten.

Kontakt aus anderem Mandanten übernehmen

Wenn ein Kontakt bereits in einem anderen Mandanten existiert, kannst du ihn für deinen Mandanten übernehmen.

Lege dazu den Kontakt wie gewohnt an und gib zusätzliche Informationen an (z. B. E-Mail, Adresse oder Geburtsdatum). Das System erkennt bestehende Kontakte automatisch und führt sie zusammen.

Hinweise zur Nutzung

Achte darauf, Kontakte möglichst vollständig und korrekt zu erfassen. Dies verbessert die Kommunikation und hilft, Dubletten zu vermeiden.

Nutze die Dublettenprüfung regelmäßig, um die Datenqualität im System hoch zu halten.

Typische Anwendungsfälle

Die Kontaktverwaltung wird unter anderem genutzt, um:

• Teilnehmer und Ansprechpartner zu verwalten
• Kontaktdaten zentral zu pflegen
• E-Mails an einzelne oder mehrere Kontakte zu versenden
• doppelte Kontakte zu vermeiden und zusammenzuführen
• Kontakte für andere Mandanten bereitzustellen