Benutzerverwaltung
Hinweis
Dieses Kapitel richtet sich an Benutzer mit der Rolle Mandantenadministrator.
In der Benutzerverwaltung kannst du alle Benutzer deines Mandanten einsehen und verwalten. Hier kannst du neue Benutzer hinzufügen, bestehende Benutzer bearbeiten und deren Zugriff auf das System steuern.
Zugriff
Die Benutzerverwaltung erreichst du über das Hauptmenü unter Einstellungen -> Benutzer.
Welche Benutzer du sehen und welche Aktionen du durchführen kannst, hängt von deinen Berechtigungen ab.
Stati eines Benutzers
Ein Benutzer kann einen der folgenden Stati haben:
- Eingeladen: Der Benutzer wurde eingeladen, hat seinen Account aber noch nicht aktiviert.
- Aktiv: Der Benutzer kann sich anmelden und das System entsprechend seiner Rolle nutzen.
- Gesperrt: Der Benutzer kann sich nicht mehr im System anmelden.
- Importiert: Der Benutzer wurde über ein Import-Skript angelegt und muss ggf. noch weiter bearbeitet werden.
Benutzer hinzufügen
Um einem neuen Benutzer Zugriff auf Javis zu geben, lädst du ihn in das System ein.
Gehe dazu in den Bereich Einstellungen -> Benutzerverwaltung -> Benutzer einladen und trage die erforderlichen Informationen ein.
Nach dem Anlegen erhält der Benutzer eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Über diesen Link kann er seinen Account aktivieren und ein eigenes Passwort festlegen.
Hinweis
Benutzer können mehrere Rollen erhalten. Wenn ein Benutzer mehrere Funktionen übernehmen soll (z. B. Mitarbeiter und Mandantenadministrator), müssen ihm die entsprechenden Rollen zugewiesen werden.
Benutzer bearbeiten
Um einen Benutzer zu bearbeiten, öffne die Benutzerverwaltung und wähle den gewünschten Benutzer aus. Anschließend kannst du über Bearbeiten die Daten anpassen.
Dort kannst du unter anderem:
- Name und E-Mail-Adresse ändern
- ein neues Passwort vergeben
- Rollen anpassen
- den Status ändern (z. B. sperren oder aktivieren)
Änderungen werden erst nach dem Speichern übernommen.
Rollen und Berechtigungen
Über die Rollensteuerung legst du fest, auf welche Bereiche und Funktionen ein Benutzer Zugriff hat.
Ein Benutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen. Die Kombination der Rollen bestimmt die tatsächlichen Berechtigungen im System.
Serien-E-Mail an Benutzer senden
Über die Aktion E-Mail senden kannst du eine Nachricht an mehrere Benutzer gleichzeitig verschicken.
Wähle dazu die gewünschten Benutzer in der Liste aus und starte anschließend die Aktion.
Typische Anwendungsfälle
Die Benutzerverwaltung wird unter anderem genutzt, um:
- neue Benutzer anzulegen
- Rollen und Berechtigungen anzupassen
- Benutzer zu sperren oder zu aktivieren
- Benutzer zu löschen oder ihnen Mandanten zuzuweisen bzw. zu entziehen
- Einladungen erneut zu versenden