Kommunikation

Allgemeines

Javis unterstützt dich bei der Kommunikation mit deinen Teilnehmern und Kontakten. Als zentrales Kommunikationsmittel werden E-Mails verwendet.

In vielen Bereichen des Systems kannst du personalisierte E-Mails versenden. Dabei werden Inhalte automatisch mit den passenden Daten (z. B. Name, Veranstaltung oder Buchung) ergänzt.

Für automatisch versendete E-Mails – z. B. Bestätigungen, Rechnungen oder Teilnahmebescheinigungen – stehen E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, die du individuell anpassen kannst.

Zusätzlich können personalisierte Dokumente (z. B. PDFs) automatisch erstellt und direkt per E-Mail mitversendet werden.

Funktionen im Überblick

Javis bietet dir verschiedene Möglichkeiten zur Kommunikation:

• Versand einzelner E-Mails direkt aus dem System
• Versand von Serien-E-Mails an mehrere Empfänger
• automatische E-Mails bei bestimmten Aktionen (z. B. Anmeldung)
• Versand von personalisierten Dokumenten als Anhang

Versendete Nachrichten

Alle von dir versendeten E-Mails werden im System gespeichert. So kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Nachrichten verschickt wurden.

Deinen persönlichen Kommunikationsverlauf erreichst du über das Benutzermenü unter Versendete Nachrichten.

Hier kannst du unter anderem sehen: - an wen eine Nachricht gesendet wurde
- wann sie versendet wurde
- welchen Inhalt sie hatte

In bestimmten Bereichen (z. B. bei Kontakten oder Veranstaltungen) findest du zusätzlich einen gruppierten Kommunikationsverlauf. Dort werden alle Nachrichten angezeigt, die zu diesem Datensatz versendet wurden.

Zustellbarkeitsmanagement

Zu jeder versendeten E-Mail wird der Zustellungsstatus erfasst und im System angezeigt. So kannst du überprüfen, ob deine Nachricht erfolgreich zugestellt wurde.

Folgende Zustellungsstati werden unterschieden:

• Zugestellt: Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt.
• Soft Bounce: Die Zustellung ist vorübergehend fehlgeschlagen (z. B. Mailserver nicht erreichbar).
• Bounce: Die Zustellung ist dauerhaft fehlgeschlagen (z. B. ungültige E-Mail-Adresse).
• Beschwerde: Die E-Mail wurde als Spam markiert.

Weitere Details zum Zustellstatus kannst du direkt im System einsehen.

Hinweise zur Nutzung

Nutze den Kommunikationsverlauf, um den Versand deiner E-Mails nachzuvollziehen und bei Problemen schnell reagieren zu können.

Überprüfe bei fehlgeschlagenen Zustellungen die E-Mail-Adresse oder versuche den Versand zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Achte außerdem darauf, klare und verständliche Inhalte zu formulieren, da E-Mails häufig der wichtigste Kontaktpunkt zu deinen Teilnehmern sind.

Typische Anwendungsfälle

Die Kommunikationsfunktionen werden unter anderem genutzt, um:

• Teilnehmer über Buchungen oder Änderungen zu informieren
• Bestätigungen und Rechnungen zu versenden
• Serien-E-Mails an Gruppen zu verschicken
• personalisierte Dokumente zu übermitteln