Allgemeine Nutzung

Software starten

Öffne zunächst deinen Webbrowser und gib dann in der Adressleiste die URL zu der Javis-Installation deines Unternehmens ein:

Nach dem Drücken der Enter-Taste wird automatisch ein Login-Bildschirm geladen. Wenn du bereits einen Zugang zu Javis besitzt, dann nutze deine E-Mail Adresse und dein Passwort, um dich in Javis einzuloggen. Wenn du noch keinen Zugang besitzt, bitte deinen Mandanten-Administrator, dich zu Javis einzuladen (siehe: Benutzerverwaltung).

Registrierung und Login

Um dich als neuen Benutzer in Javis zu registrieren, musst du von einem bestehenden Nutzer eine Einladung erhalten. Kontaktiere dafür bitte den für deine Organisation zuständigen Systemadministrator. Bitte ihn darum, dir einen Benutzer zu erstellen. Solltest du bereits einen Login für Javis haben, rufe die oben beispielhaft dargestellte URL auf, um dir Zugang zu Javis zu verschaffen. Dann nutze deine E-Mail Adresse, und dein Passwort, um dich in Javis einzuloggen. Wenn du noch keinen Zugang besitzt, bitte deinen Mandanten-Administrator, dich zu Javis einzuladen (siehe: Benutzer hinzufügen).

Berechtigungen

Der Zugriff auf die verschiedenen Bereiche von Javis wird über Rollen gesteuert. Jede Rolle legt fest, welche Bereiche und Funktionen genutzt werden können.

Der Systemadministrator verwaltet diese Rollen und vergibt die entsprechenden Berechtigungen. Je nachdem, welche Rolle dir zugewiesen wurde, hast du Zugriff auf bestimmte Bereiche des Systems – andere sind für dich nicht sichtbar. Auch die zugehörigen Menüpunkte werden ausgeblendet, wenn du keine Berechtigung dafür hast.

Eine detaillierte Beschreibung zur Handhabung von Rollen findest du im Abschnitt Rollenverwaltung.

Oberfläche und Navigation

Menüs

Javis verfügt aktuell über drei Menüebenen. Zusätzlich kannst du das Hauptmenü einklappen, um mehr Platz für den eigentlichen Inhalt zu schaffen.

Das folgende Beispiel zeigt die Ansicht einer einzelnen Person:

1. Am linken Bildschirmrand befindet sich das Hauptmenü. Welche Menüpunkte dir angezeigt werden, hängt von deinen Berechtigungen ab. Das Hauptmenü ist in zwei Ebenen aufgebaut.

2. Das Benutzermenü oben rechts bietet dir persönliche Funktionen wie den Zugriff auf dein Profil oder das Abmelden aus dem System.

3. Die Tabs stellen die dritte Menüebene dar. Sie werden nicht in jedem Modul verwendet.

4. Über die Breadcrumb-Navigation kannst du jederzeit nachvollziehen, wo du dich im System befindest, und schnell zu vorherigen Bereichen zurückkehren.

Hilfe

Für eine schnelle Unterstützung und zur Lösung von Problemen steht dir das Handbuch jederzeit über den Menüpunkt Handbuch unten links im Hauptmenü zur Verfügung.

Zusätzlich kannst du über das Hilfe-Icon neben der Seitenüberschrift auf ausgewählten Seiten direkt zur passenden Stelle im Handbuch springen.

Tabellen

Fast alle Daten werden in Tabellen dargestellt. Aufbau und Nutzung sind dabei überall gleich.

Unterschiede gibt es nur bei den Spaltennamen und den möglichen Aktionen in der letzten Spalte. Diese sind jeweils an die angezeigten Daten angepasst.

Ansicht

Standardmäßig werden in einer Tabelle 10 Datensätze (Zeilen) angezeigt. Diese Anzeige ist jetzt individuell anpassbar, das System merkt sich dann deine präferierte Anzeigegröße, auch wenn du das Programm schließt und später wieder öffnest.

1. Über die Auswahl „x Einträge” unten rechts kannst du festlegen, wie viele Datensätze gleichzeitig angezeigt werden sollen. Du kannst selbst festlegen, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen. Deine Einstellung wird gespeichert und bleibt auch bei der nächsten Nutzung erhalten.

2. Rechts daneben kannst du durch die Seiten der Tabelle wechseln, wenn mehrere Seiten Datensätze vorhanden sind.

Sortieren

Suchen

Filter

Damit kannst du die Tabelle gezielt nach verschiedenen Kategorien eingrenzen.

Welche Filterkategorien zur Verfügung stehen, hängt davon ab, welche Daten in der Tabelle angezeigt werden.

In unserem Beispiel kannst du nach Schlagworten, Dozent, Status und Veranstaltungsbeginn filtern.

Nach Auswahl eines Filters öffnet sich ein Eingabefeld. Nach Bestätigung mit „OK“ werden die gefilterten Ergebnisse in der Tabelle angezeigt.

Alle aktiven Filter werden neben der Filterauswahl angezeigt. Um einen Filter zu entfernen, klicke auf das Kreuz neben dem entsprechenden Eintrag.

Aktionen

In der letzten Spalte der Tabelle (rechts) findest du Aktionsbuttons. Mit diesen kannst du verschiedene Aktionen direkt für den jeweiligen Datensatz ausführen. Diese werden im Folgenden näher beschrieben.

Die Aktionsbuttons können je nach Ansicht unterschiedlich aussehen. In manchen Tabellen stehen mehr, in anderen weniger Aktionen zur Verfügung. Auch deine Berechtigungen beeinflussen, welche Aktionen dir angezeigt werden.

Datensatz bearbeiten

Über das Stift-Icon gelangst du direkt zur Bearbeitungsansicht des jeweiligen Datensatzes.

Datensatz ansehen

Über das Augen-Icon gelangst du direkt zur Detailansicht des jeweiligen Datensatzes.

Daten löschen

Über das Mülleimer-Icon kannst du Daten löschen. Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.

Zur Teilnehmerliste springen

Über das Mehr-Personen-Icon kannst du direkt zur Teilnehmerliste der jeweiligen Veranstaltung wechseln.

Verlängern

Über das Pfeile-Icon kannst du Lizenzen direkt verlängern.

Bestellung anzeigen

Über das Einkaufswagen-Icon kannst du dir direkt die Bestellung des jeweiligen Teilnehmers anzeigen lassen.

Kontakt anzeigen

Über das Ein-Personen-Icon kannst du dir die Kontaktdaten der jeweiligen Person anzeigen lassen und alle Details einsehen.

Rechnung einsehen

Über das Dollar-Icon kannst du dir die zugehörige Rechnung direkt anzeigen lassen.

Verwaltungsfunktionen

Alle Datensätze verfügen über die grundlegenden Funktionen zum Erstellen, Anzeigen, Bearbeiten und Löschen. Die entsprechenden Buttons sind dabei einheitlich gestaltet – sowohl in Form der Icons als auch in der Farbgebung.

Für einige Datensätze gibt es zusätzliche, spezielle Funktionen mit eigenen Buttons. Diese werden im jeweiligen Abschnitt genauer erklärt.

Erstellen

Um einen neuen Datensatz zu erstellen, klicke auf den Button + Erstellen. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der du alle benötigten Daten eingeben kannst.

Bestätige deine Eingaben anschließend mit Speichern. Falls eine Eingabe nicht korrekt ist, erhältst du eine entsprechende Rückmeldung vom System.

Anzeigen

Wenn du dir die Informationen zu einem Datensatz anzeigen lassen möchtest, hast du in der Regel zwei Möglichkeiten:

Entweder über den Aktionsbutton am Ende der jeweiligen Tabellenzeile (1.) oder durch einen Klick auf den Namen des Datensatzes (2.).

Die zweite Möglichkeit steht nur an bestimmten Stellen zur Verfügung – vor allem dann, wenn du von einem untergeordneten Datensatz zurück zu einem übergeordneten wechseln möchtest.

Bearbeiten

Um einen Datensatz zu Bearbeiten, gibt es wieder zwei Möglichkeiten. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten in der Ansicht eines einzelnen Datensatzes (1.) oder klicken Sie auf den Aktionsbutton (Stift) am Ende der entsprechenden Zeile in der Tabelle (2.). Es öffnet sich das gleiche Eingabeformular wie bei der Erstellung des Datensatzes, mit dem Unterschied, dass die Eingabefelder mit den gespeicherten Informationen vorbelegt sind. Ändern Sie diese nun wie gewünscht und Bestätigen Sie ihre Eingabe wieder mit Speichern.

Löschen

Um einen Datensatz zu löschen, müssen Sie sich in der Einzelansicht des Datensatzes befinden. In der oberen rechten Ecke finden Sie den Button Löschen.

Vor dem endgültigen Löschen eines Datensatzes muss dieser Vorgang bestätigt werden.

Schlagworte

Javis bietet eine Systemweite Verwendung von Schlagwörtern. Nicht alle Datensätze können mit Schlagwörtern versehen werden, jedoch greifen die Datensätze, die man verschlagworten kann, alle auf denselben Schlagwortstamm zurück.

Sollte ein Schlagwort nicht existieren, wird es bei der Eingabe von Javis automatisch erstellt und kann für andere Datensätze verwendet werden.

Einzelne Datensätze mit Benutzergruppen teilen

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