Textvorlagen

Textvorlagen

Textvorlagen dienen der Gestaltung eines Textbausteins, unter Verwendung von Platzhaltern. Mögliche Textbausteine wären z.B. die Betreff-Zeile, der Empfänger, der Absender, als auch der Inhalt eines Dokuments.

Die Rubrik Textvorlagen beinhaltet folgende Vorlagen:

• Eingangsbestätigung
• Anmeldebestätigung
• Absage
• Zertifikat
• Online-Anmeldung Eingangsbestätigung
• SEPA-Mandat
• Rechnung für Anmeldung
• Storno-Rechnung für Anmeldung
• Rechnungs-E-Mail
• Storno- Rechnungs-E-Mail

Für alle Textvorlagen wurden Platzhalter definiert. Diese werden automatisch vom System erkannt und mit Werten gefüllt.

Bei dem Platzhalter “Notiz” handelt es sich um die Anmerkungen, die ein Teilnehmer im letzten Schritt der Online-Anmeldung hinterlegen kann. Er kann z.B. genutzt werden, um dem Teilnehmer nochmal zu bestätigen, welche Anmerkungen im Anmeldevorgang hinterlegt wurden (“Folgende Anmerkungen haben Sie bei der Anmeldung hinterlegt: “Notiz”).

Die Anmerkungen werden beim Erstellen der “echten” Anmeldung aus der Online-Anmeldung kopiert, können aber von einem JAVIS-Benutzer nachträglich bearbeitet werden. Somit ist der Platzhalter “Notiz” auch in den regulären Anmelde-Dokumenten bzw. E-Mails verfügbar, die verschickt werden, nachdem eine Online-Anmeldung in eine “echte” Anmeldung umgewandelt wurde (z.B. die Anmeldebestätigung).

Eingangsbestätigung

Die Eingangsbestätigungsmail wird nach erfolgreicher Anmeldung an die Person versandt.

Im Feld Inhalt wird ein Bestätigungstext für die erfolgreiche Anmeldung hinterlegt. Es handelt sich noch nicht um eine Anmeldebestätigung. Diese wird vom Veranstalter überprüft und - falls keine Bendenken vorliegen - angenommen.

Anmeldebestätigung

Die Anmeldebestätigungsmail wird der Person nach erfolgreicher Überprüfung durch den Veranstalter übermittelt.

Über den Button Vorschau kann sich der Seminarveranstalter den Text (mit Inhalt) anzeigen lassen. Die generierte E-Mail kann individuell durch unterschiedliche Anordnung der Platzhalter gestaltet werden. Mit dem Button Speichern wird die Gestaltung der Vorlage (mit Platzhaltern) gesichert und kann an die Person versandt werden.

Absage

Die E-Mail Absage wird nach der Ablehnung einer ONLINE-Anmeldung versandt. Durch die Ablehnung der Person durch den Benutzer wird eine E-Mail generiert und an die Person gesendet. Bei der Ablehnung der Person muss der Benutzer einen Grund der Ablehnung angeben. Hier hat der Benutzer die Möglichkeit einer Auswahl, ob die Person über den Grund der Ablehnung informiert werden soll.

Die Begründung der Ablehnung, als auch der Möglichkeit der Benachrichtigung, finden wir unter: –> ONLINE-Anmeldungen –> offen (die Person markieren). Unter –> Auswahl: den Button Ablehnen bzw. Annehmen anklicken. Die Person wird über die Ablehnung informiert, wenn der Benutzer das Häkchen bei Grund der Ablehnung gesetzt hat.

Zertifikat

Zertifikate dienen als Nachweis für eine Person, an Seminaren teilgenommen zu haben.

Der Aufbau eines Zertifikats kann vom Benutzer individuell gestaltet werden. Dazu gibt es 5 Textabschnitte, von denen in der Grundeinstellung nur der Textabschnitt Inhalt aktiviert ist. Weiterhin können unter –> Einstellungen –> Dokumentenvorlagen weitere Textabschnitte aktiviert werden.

Hierbei können auch Platzhalter eingesetzt werden, um Zertifikate zu personalisieren und als Serienbrief ausdrucken zu können.

ONLINE-Anmeldung

Die Textvorlage Online-Anmeldung dient der Person als Bestätigung, die Daten erfolgreich übermittelt zu haben. Die Bestätigungsmail ist also noch keine Anmeldebestätigung. Erst nach Prüfung der Eingabedaten durch den Benutzer erfolgt eine abschließende Freigabe als Anmeldung für die Person.

Die Textvorlage kann auch individuell gestaltet werden. Unter Verwendung von Platzhaltern wird die Eingangsbestätigungsmail personalisiert.

SEPA-Mandat

Hier werden die Texte des SEPA-Mandats verwaltet. Diese enthalten 5 Textabschnitte, von denen in der Grundeinstellung nur der Textabschnitt Inhalt aktiviert ist. Weitere Textabschnitte können unter –> Einstellungen –> Dokumentenvorlagen aktiviert werden.

Rechnung für Anmeldung

Hierbei handelt es sich um eine Textvorlage für Rechnungen, die bei der Abrechnung einer Person an einem Seminar erstellt wird.

Unter Verwendung diverser Textbausteine kann die Rechnung individuell gestaltet werden.

Storno-Rechnung für Anmeldung

Hierbei handelt es sich um eine Textvorlage für Storno- Rechnungen, die bei der Abrechnung einer Person an einem Seminar erstellt wird.

Unter Verwendung diverser Textbausteine kann die Storno- Rechnung individuell gestaltet werden.

Rechnungs-E-Mail

Eine E-Mail, die nach einer erfolgreichen Anmeldung bzw. Teilnahme an einem Seminar gleichzeitig an die Person versendet wird. Beim Klick auf den Button ‘Vorschau’ wird dem aktuellen Benutzer eine E-Mail zugeschickt. Die Platzhalter sind in der Vorschau nicht ausgefüllt.

Storno-Rechnungs-E-Mail

Eine E-Mail, die mit einer Stornorechnung einer Person versendet wird. Beim Klick auf den Button ‘Vorschau’ wird dem aktuellen Benutzer eine E-Mail zugesandt. Die Platzhalter sind in der Vorschau nicht ausgefüllt.