Anbindung von Javis an Lexoffice

Javis beinhaltet eine eigene Funktion zum Erstellen von Rechnungen, die standardmäßig genutzt wird. Wenn Sie Ihre Rechnungen jedoch lieber mit der bekannten Office-Suite Lexoffice erstellen möchten, so ist dies mit unserer Lexoffice-Anbindung möglich.

Unsere Lexoffice-Anbindung ist für alle Javis Kunden inklusive und kann von Ihnen ganz einfach selbst aktiviert werden.

Funktionsweise der Lexoffice-Anbindung

Sobald ein Teilnehmer in Javis abgerechnet wird, wird in Lexoffice ein Rechnungs-Entwurf hinterlegt. Dieser kann in Lexoffice finalisiert und anschließend gedruckt oder versendet werden.

Lexoffice-Anbindung aktivieren

Note

Wenn Sie die Lexoffice-Anbindung im laufenden Betrieb aktivieren möchten, achten Sie bitte darauf, dass alle Seminare abgerechnet wurden. Bereits existierende aber noch nicht abgerechnete Seminare können nach der aktivierung der Lexoffice-Anbindung nicht mehr abgerechnet werden.

Um die Lexoffice-Anbindung zu aktivieren benötigen Sie einen sog. API-Key. Diesen können Sie in Lexoffice erstellen. Loggen Sie sich hierzu zunächst in Lexoffice ein und rufen Sie dann die folgende Seite auf: https://app.lexoffice.de/addons/public-api/

Klicken Sie auf dort auf den Button Schlüssel jetzt erstellen

Kopieren Sie Ihren neu erstellten Schlüssel anschließend in die Zwischenablage und wechseln Sie zurück zu Javis.

Als nächstes rufen Sie in Javis den Menüpunkt Einstellungen -> Allgemeine Einstellungen auf. Im Abschnitt lexoffice setzen Sie nun die Option Lexoffice aktivieren auf Ja und hinterlegen im Feld API-Key Ihren neu erstellten Lexoffice API-Key.

Mit einem Klick auf Speichern wird die Anbindung an Lexoffice aktiviert.

Konfiguration

Preise auf Belegen

Diese Konfigurationsoption muss mit der Einstellung in Lexoffice unter Allgemeine Einstellungen übereinstimmen:

Einstellung in Lexoffice:

Einstellung in Javis:

Besonderheiten der Lexoffice-Anbindung

die Anbindung kann nur dann aktiviert werden, wenn ‘EUR’ als Währung konfiguriert ist
Seminare können nur mit den Steuersätzen 0%, 7% und 19% angelegt werden
Sobald die Zahlart Lexoffice aktiviert ist, können neue Seminare nur noch mit der Zahlart Lexoffice angelegt werden.
Bestehende Seminare mit anderen Zahlarten können nicht länger abgerechnet werden; auch die Zahlarten bestehender Seminare können nicht bearbeitet werden. Neue Anmeldungen für diese Seminare, auch online, können weiterhin gebucht, aber nicht abgerechnet werden.
Um die Rechnung aus Lexoffice heraus zu versenden, muss die E-Mail-Adresse des Teilnehmers manuell dort hinterlegt werden; die Rechnungs-Schnittstelle von Lexoffice erlaubt das Übertragen dieser Daten nicht.
Wird der Rechnungsentwurf in Lexoffice gelöscht, kann aus JAVIS heraus keine neue Rechnung erstellt werden, weder in Lexoffice noch anderweitig. Das Programm betrachtet die Anmeldung weiterhin als abgerechnet.__
in JAVIS werden keine Rechnungsdokumente erzeugt, gedruckt oder versendet
Anmeldungen werden bei der Abrechnung automatisch als bezahlt markiert
Stornorechnungen sind aus JAVIS heraus nicht möglich
Zahlungen können nicht manuell erfasst werden
die Rechnungsadresse kann nach der Abrechnung nicht geändert werden